Es la pregunta que abre todas las conversaciones y la que casi nadie responde en su web. Vamos a responderla.
La respuesta corta: una pyme de 10 a 50 empleados gasta entre 8.000 y 35.000 € el primer año, contando licencias, implantación y migración de datos. A partir del segundo año, entre 2.500 y 12.000 € anuales.
La respuesta larga tiene matices que importan más que las cifras.
El error de mirar solo la licencia
Cuando alguien pregunta «cuánto cuesta un ERP», casi siempre está pensando en la cuota mensual. Y la cuota mensual es, con diferencia, la parte más pequeña del gasto del primer año.
Un desglose realista para una empresa de 20 personas:
| Concepto | Coste típico | Peso |
|---|---|---|
| Licencias (20 usuarios, 12 meses) | 3.600–9.600 € | 25–35 % |
| Implantación y configuración | 4.000–12.000 € | 35–45 % |
| Migración de datos | 1.500–5.000 € | 10–15 % |
| Formación | Suele ir incluida | — |
| Customización del primer año | 0–8.000 € | 0–25 % |
| Total primer año | 9.100–34.600 € |
Fíjate en que la implantación pesa más que la licencia. Eso no es un abuso del proveedor: es que configurar un sistema para que refleje cómo trabaja una empresa concreta lleva semanas de trabajo de alguien que sabe hacerlo.
Los tres modelos de precio que vas a encontrar
Por usuario y mes
El más habitual. De 15 a 60 € por usuario al mes según la profundidad del sistema. Es transparente y escala con la empresa.
El truco a vigilar: qué cuenta como usuario. Hay proveedores que cobran igual por el director financiero que usa el sistema ocho horas al día y por el operario de almacén que solo ficha entradas. Pregunta si hay usuarios de solo lectura o de acceso limitado, y a qué precio.
Por empresa y tramos
De 150 a 900 € al mes según módulos y volumen, con usuarios ilimitados dentro del tramo. Sale mejor cuando tienes mucha gente que toca el sistema poco.
Licencia perpetua
Pagas una vez, de 8.000 a 40.000 €, y luego un mantenimiento anual del 18 al 22 %. Está en retroceso, pero sigue existiendo sobre todo en fabricantes tradicionales.
Haz el cálculo a cinco años antes de decidir. Una licencia perpetua de 20.000 € con un 20 % de mantenimiento cuesta 36.000 € en cinco años. Una suscripción de 400 €/mes cuesta 24.000 €. Y la suscripción incluye las actualizaciones.
Los costes que aparecen después
Esta es la parte que no sale en ninguna propuesta comercial y que descuadra presupuestos.
Las integraciones. Conectar el ERP con tu tienda online, tu banco, tu programa de contabilidad o tu TPV cuesta entre 2.500 y 8.000 € por conector. Si nadie te lo ha mencionado en la propuesta, pregúntalo antes de firmar, porque lo vas a necesitar.
La customización. Ninguna empresa encaja al cien por cien en un producto estándar. Lo normal es necesitar entre 1.200 y 4.000 € al mes de desarrollo durante los primeros meses, y luego mucho menos. Desconfía de quien te diga que no vas a necesitar nada: o no ha entendido tu negocio, o piensa cobrarlo después.
El tiempo de tu gente. Es el coste invisible y el más grande. Una implantación consume entre 100 y 300 horas de tu equipo en reuniones, validaciones, limpieza de datos y formación. A 25 € la hora de coste interno, son de 2.500 a 7.500 € que no aparecen en ninguna factura pero que pagas igual.
La caída de productividad. Las primeras cuatro o seis semanas después del arranque se trabaja más despacio. Es inevitable y es temporal, pero conviene no arrancar en tu mes de más carga.
Qué encarece un proyecto y qué lo abarata
Lo que lo encarece:
- Datos de partida sucios. Si tu maestro de artículos tiene duplicados, referencias inventadas y precios de 2019, alguien tiene que limpiarlo. Es la partida que más se subestima.
- Procesos que nadie ha escrito nunca. Si cada persona hace las cosas a su manera, primero hay que decidir cuál es la manera.
- Querer replicar exactamente el sistema antiguo, incluidos sus defectos.
- Integraciones con sistemas antiguos sin API.
Lo que lo abarata:
- Aceptar el estándar donde da igual. No toda particularidad merece desarrollo.
- Arrancar por fases. Facturación y clientes primero, inventario y producción después.
- Tener una persona dentro que decida. Los proyectos que se encarecen son aquellos en los que nadie tiene autoridad para cerrar una decisión.
- Limpiar los datos antes de empezar, no durante.
Cuánto tarda
Para una pyme de tamaño medio, entre 6 y 12 semanas desde el discovery hasta el arranque:
- Discovery, 1–2 semanas. Se mapea cómo trabajáis y se cierra el presupuesto.
- Configuración, 3–6 semanas. Circuitos, series, permisos, plantillas.
- Migración, en paralelo. Clientes, artículos, proveedores, histórico.
- Formación y arranque, 1–2 semanas, con acompañamiento después.
Si alguien te promete dos semanas, o tu negocio es muy simple o no te está contando lo que pasa a partir de la tercera.
Las cinco preguntas que deberías hacer antes de firmar
- ¿Qué cuenta como usuario y cuánto cuesta cada tipo?
- ¿Qué integraciones necesito y cuánto cuesta cada una? Que te lo pongan por escrito.
- ¿Quién limpia los datos de partida y está presupuestado?
- ¿Qué pasa si me quiero ir? La respuesta correcta es que te llevas tus datos en formato abierto, sin coste. Si la respuesta es vaga, es que no.
- ¿Cuánto cuesta el segundo año? Sorprende la frecuencia con la que la respuesta no coincide con lo que uno había supuesto.
Y entonces, ¿merece la pena?
Depende de qué te esté costando no tenerlo. Las cifras que vemos repetirse:
- Entre 5 y 12 horas semanales de administración que desaparecen, porque el dato deja de teclearse tres veces.
- Un descuadre de inventario que pasa de dos dígitos a menos del 2 %.
- Saber el margen real por pedido, que casi siempre resulta ser entre 3 y 7 puntos menor de lo que se creía. Esa información sola suele pagar el proyecto.
Si tu empresa tiene menos de cinco personas y tus procesos caben de verdad en dos hojas de cálculo, probablemente no lo necesites todavía, y te lo diremos. A partir de ahí, la pregunta deja de ser si compensa y pasa a ser cuándo.
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