Si estás comparando sistemas para tu agencia, la mayoría de las demostraciones te van a enseñar lo mismo: una pantalla bonita de reservas y un calendario. Eso no diferencia nada.
Estas son las cosas que sí.
1. El margen, por expediente y antes de confirmar
Es la primera y la más importante.
La mayoría de los programas te dicen cuánto has facturado. Muy pocos te dicen cuánto ganas en este expediente concreto, ahora, antes de confirmar la reserva.
La diferencia es operativa, no contable. Si el margen aparece cuando cierras el mes, la información llega tarde para corregir nada. Si aparece mientras cotizas, puedes decidir.
Pregunta de control: «Enséñame el margen de un expediente a medio montar, con dos proveedores confirmados y uno pendiente». Si hay que exportar a Excel para verlo, no lo tiene.
2. REAV calculado bien, no «casi»
El Régimen Especial de Agencias de Viajes tributa sobre el margen bruto, no sobre la venta. La base imponible es lo facturado al viajero sin IVA menos los costes con IVA incluido de los servicios adquiridos a terceros en su beneficio.
Ese detalle —costes con IVA, venta sin IVA— es exactamente donde fallan los ERP genéricos, porque están construidos para calcular el impuesto sobre el importe facturado.
Además, la factura debe llevar la mención «Régimen especial de las agencias de viajes» y no desglosar la cuota de IVA.
Pregunta de control: «¿Cómo separas, dentro del mismo expediente, lo que presto con medios propios y tributa en régimen general?». Es la pregunta que más rápido revela si quien te vende conoce el sector.
Lo tienes explicado con un ejemplo numérico completo en nuestra guía del REAV.
3. El expediente como unidad, no la reserva
Una reserva es un hotel. Un expediente es el viaje completo de esa familia: la petición inicial, las tres versiones de presupuesto, los cuatro proveedores, los pagos a cuenta, la documentación, las incidencias y la liquidación final.
Si el sistema piensa en reservas sueltas, tu gente acaba manteniendo un Excel paralelo para ver el conjunto. Y ese Excel paralelo es la señal de que el sistema no encaja.
Pregunta de control: «Si un cliente llama preguntando por su viaje, ¿en cuántas pantallas tengo que mirar?». La respuesta correcta es una.
4. Proveedores y liquidación
Aquí se pierde dinero de verdad y en silencio.
El sistema debe conciliar lo que el proveedor dice que te cobra con lo que tú tenías anotado, avisar de las diferencias, controlar las comisiones y soportar la liquidación BSP/IATA si emites billetación.
Pregunta de control: «¿Qué pasa cuando llega una factura de proveedor por un importe distinto al del bono?». Si la respuesta es «se corrige a mano», estás comprando un cuaderno caro.
5. Integraciones: sé realista
Aquí conviene bajar las expectativas de forma deliberada.
Las integraciones con GDS (Amadeus, Travelport, Sabre) y con bancos de camas (Hotelbeds, TravelgateX, Dingus) son caras y llevan certificación del proveedor. Entre 3.500 y 8.000 € por conector es el rango normal, y nadie te las va a regalar dentro de la cuota.
Lo sensato para una agencia pequeña o mediana: arrancar con importación de ficheros y correo, que cubre la mayor parte del trabajo real, y añadir conectores solo cuando el volumen de un proveedor concreto los justifique.
Pregunta de control: «¿Qué integraciones están incluidas en el precio y cuáles se facturan aparte?». Que te lo den por escrito.
6. Cumplimiento: dos cosas, no una
REAV define qué tributa. Verifactu define cómo se emite: registro encadenado criptográficamente, inalterable y con QR en la factura. Es obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto.
Conviven. Si un proveedor te habla de una y no de la otra, pregúntale por la que falta.
Y no olvides la parte de viajes combinados: información precontractual y garantía de insolvencia según el Real Decreto Legislativo 23/2018.
7. Portal del viajero
Menos evidente, y de las cosas que más cambian el día a día.
Si tu cliente puede consultar su expediente, su documentación y sus pagos sin llamarte, el teléfono baja mucho. En temporada alta, eso es capacidad de venta recuperada.
8. La capa de IA, si es de verdad
Ningún mid-office tradicional la tiene, y es donde más horas se recuperan hoy:
- Leer la petición que llega por correo y crear el expediente con los datos ya estructurados. 10 a 15 minutos por petición.
- Extraer los datos del bono o de la factura del proveedor desde el PDF. 5 a 8 minutos por documento.
- Avisar cuando un expediente baja del margen objetivo, antes de confirmarlo.
Pregunta de control: «Enséñamelo funcionando con un correo real mío». La IA de escaparate no sobrevive a esa petición.
9. Tus datos, al salir
Pregúntalo antes de firmar, no después: ¿en qué formato me llevo mis datos si me voy?
La respuesta correcta es «en formato abierto, sin coste, y está en el contrato». Si es vaga, ya sabes lo que hay.
La lista, resumida
- Margen bruto por expediente, en tiempo real y antes de confirmar.
- REAV calculado sobre el margen, con costes con IVA incluido.
- Factura con la mención del régimen y sin desglose de IVA.
- Separación de lo prestado con medios propios.
- El expediente como unidad, no la reserva.
- Conciliación de proveedores y liquidación BSP.
- Verifactu, con fecha.
- Claridad sobre qué integraciones entran en el precio.
- Portal del viajero.
- Salida de datos garantizada por contrato.
Si un sistema cumple los tres primeros, ya está por delante de la mayoría.
Nosotros lo hemos construido así: IB Travel, desde 199 € al mes. Y empezamos siempre por un diagnóstico de 950 € que te dice dónde se te está escapando el margen ahora mismo.